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Zwei wiederkehrende Herausforderungen im Alltag vieler Medizintechnik-Unternehmen: Mangelnde Traceability zwischen Work Items und überflüssige Redundanzen im System.
Pain Point 1: Es ist später Nachmittag. In einem Meeting wurden alle Anforderungen auf Design-Ebene 2 finalisiert und nun sollen Sie „nur noch“ im System mit den übergeordneten Anforderungen auf Design-Ebene 1 verknüpft werden. Ihre Aufgabe. Was tun Sie? Sie öffnen zwei Listen, eine mit den Anforderungen der Ebene 2 und eine mit denen der Ebene 1. Dann beginnen Sie, konzentriert abzugleichen. Mit etwas Glück gibt es einen Filter im System, der die neuen Anforderungen anzeigt. Dann beginnt das mühsame, fehleranfällige Hin- und Her klicken. Und wer garantiert, dass keine Zuordnung vergessen wurde oder korrekt ist? Niemand.
Pain Point 2: Eine Änderung steht an, aber Sie wissen, dass diese Information an mehreren Stellen im System gepflegt ist. Wo genau überall? Wie finden Sie sämtliche relevanten Vorkommen? Und wie stellen Sie sicher, dass die veraltete Version nirgendwo mehr aktiv ist?
In diesem Blogbeitrag stellen wir drei Funktionen von Orcanos vor, die genau hier ansetzen: System Tables, Work Item List Automation und Advanced Automation Rules. Sie bringen Struktur und Automatisierung in Ihre Prozesse, reduzieren Redundanzen und sorgen dafür, dass Informationen gezielt wiederverwendet und systemweit zuverlässig gefunden werden können.
Anstatt Inhalte wie in Word-Dokumenten mehrfach pflegen zu müssen, werden Informationen zentral im System hinterlegt. Die vorgestellten Funktionen machen diese Daten automatisiert an allen relevanten Stellen nutzbar – ohne Copy & Paste, ohne Übertragungsfehler. Sie arbeiten stets mit einer konsistenten Dokumentation.
Und das Beste: Die Traceability ist vollständig automatisiert. Manuelles Verlinken zwischen Work Items? Überflüssig.
System Tables
Zweck
In vielen digitalen Managementsystemen sind die Systemtabellen statisch angelegt. Sie werden vom Administrator konfiguriert und können als Auswahl in Dropdown-Menüs verwendet werden, ähnlich, wie Sie es bereits von Excel-Tabellen kennen. Statische Systemtabellen ermöglichen es, vordefinierte Informationen als Auswahloptionen bereitzustellen, die in benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) verwendet werden können.
Diese Tabellen dienen als kontrollierte Auswahlhilfen, mit denen sich Eingaben standardisieren und Fehlerquellen durch freie Texteingaben minimieren lassen. In Orcanos wird diesen Auswahlfeldern automatisch eine Status-Tabelle zugewiesen. Wie es der Name bereits sagt, sind diese Tabellen statisch, d.h. ihre Auswahlmöglichkeiten lassen sich durch Interaktionen oder andere Daten nicht ändern. Wenn die Tabellen geändert bzw. erweitert werden sollen, muss dies manuell vom Administrator vorgenommen werden.
Umsetzung in Orcanos
Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht die Funktionsweise der System Tables: Zwei Tabellen beinhalten vordefinierte Werte (A–D) und (W – Z), die über Dropdown-Menüs in den verknüpften Custom Fields ausgewählt werden, d.h. dem Datenobjekt zugeschrieben werden können. Initial werden die Felder mit einem Startwert der Tabelle belegt (z.B. „Not Set“). Die Datenauswahl kann eine einfache Auswahl oder auch eine Mehrfachauswahl beinhalten (Field Typ „Text Combo Box“ oder „Multiselect“). Dabei wird auf die Tabellen zugegriffen und ausschließlich Werte der Tabelle stehen zur Verfügung. So wird eine konsistente, regelbasierte Dateneingabe ermöglicht. Das ist wichtig, wenn Sie die Daten später automatisiert über Datenbankabfragen auswerten möchten, da die Begrifflichkeiten, nach denen Sie suchen eindeutig festgelegt sind.
Auf dieser Grundlage bietet Orcanos zwei komplexere Funktionen an: die Work Item List Automation und die Advanced Automation Rules auf die nachfolgend noch genauer eingegangen wird.
Fazit Statischer Tabellen
Statische Tabellen bieten eine klare Trennung zwischen Datenverwaltung und Dateneingabe. Sie verhindern willkürliche Eingaben und sorgen für Struktur und Konsistenz. Je nach Field Type können sowohl Einzel- als auch Mehrfachauswahlen definiert werden, flexibel anpassbar auf die jeweilige Anforderung. Das reduziert Fehler, spart Zeit und schafft eine belastbare Datenbasis für automatisierte Prozesse. Aber auch der Nachteil liegt klar auf der Hand: Die Inhalte statischer Tabellen müssen vorab definiert sein und passen sich nicht dynamisch dem Informationsstand der Datenbank an, sondern müssen manuell vom Systemadministrator gepflegt werden.
Work Item List Automation
Zweck
Die Funktion Work Item List Automation erweitert das statische Prinzip der System Tables um dynamische Inhalte. Während System Tables manuell mit festen Werten gepflegt werden, werden bei der Work Item List Automation Listen anhand der Inhalte bestimmter Work Items erstellt.
Das bedeutet, dass Inhalte aus bestimmten Work Items automatisch gesammelt und in eine dynamische Liste (System Table) überführt werden. Durch Hinzufügen, Löschen oder Umbenennen von Datenobjekten werden die Listen automatisch aktualisiert. Dadurch entfällt die administrative Pflege von Auswahlwerten, und die Datenbasis bleibt stets aktuell und zwar direkt aus dem Kontext Ihrer Projektdaten heraus.
Umsetzung in Orcanos
Zur Einrichtung einer Work Item List Automation definieren Sie zunächst das Projekt, den Work Item-Typ und bis zu zwei der gewünschten Custom Fields, die mit einem Trennzeichen in die dynamische Liste übertragen werden sollen. Sobald ein Nutzer in einem Work Item einen Wert in das verknüpfte Custom Field einträgt, wird dieser Eintrag automatisch in die dynamische Liste aufgenommen.
In der nachfolgenden Abbildung werden die pink markierten Custom Fields des Work Items vom Typ A via List Automation einer dynamischen Liste zugeordnet. Wird ein neues Work Item Work Item (z. B. A1) hinzugefügt, so wird der Inhalt des Feldes auch automatisch der verknüpften System Table hinzugefügt. Wird später ein weiteres Work Item (z. B. A2) erstellt und das gleiche Feld dort befüllt, erweitert sich die Liste entsprechend. Diese dynamisch generierte System Table steht dann wiederum anderen Work Items als Auswahlinformation zur Verfügung, so wie es bereits bei den statischen Tabellen beschrieben wurde (siehe Abbildung „Beispielhafte Darstellung für die Funktionsweise von System Tables“).
Fazit Dynamischer Tabellen
Die Work Item List Automation stellt eine sinnvolle Ergänzung zu statischen Tabellen dar. Neben den bereits dort erwähnten Vorteilen können die Informationen nun dynamisch an den aktuellen Stand der Datenbank angepasst werden und unterliegen nicht mehr einer starren administrativen Kontrolle. Es ist eine ideale Lösung für sich ständig weiterentwickelnde Projektinhalte.
Bei dieser Methode ist jedoch auch eine gewisse Vorsicht geboten, wenn Änderungen von Informationen einem strikten Änderungsmanagement unterliegen. Auch hierfür bietet Orcanos diverse Möglichkeiten, um sinnvolle Vorkehrungen zu treffen und die Compliance des Change Managements zu wahren.
Advanced Automation Rules
Zweck
Die statischen und dynamischen Tabellen sind sehr nützlich, scheinen der Linderung unserer eingangs beschriebenen Pain Points, der automatisierten Verlinkung von Work Items und dem Transfer von Informationseinheiten nicht wesentlich nähergekommen zu sein. Dem ist jedoch nicht so, denn mit der List Automation haben wir die wesentliche Grundlage dafür gelegt, die wir jetzt um einen weiteren Baustein erweitern wollen: die Advanced Automation Rule.
Advanced Automation Rules kombinieren gleich zwei leistungsstarke Funktionen:
- Automatische Traceability zwischen Work Items und
- Informationstransfer zwischen verknüpften Feldern.
Das bedeutet: Wenn Sie in einem Work Item vom Typ B das in einer dynamischen Liste aufgeführte Work Item A1 vom Typ A auswählen, so wird automatisch ein Link zwischen beiden Work Items in der Datenbank erstellt, deren Typ und Richtungssinn Sie selbst festlegen können. Sie müssen das jetzt nicht mehr manuell machen.
Jetzt werden Datenobjekte häufig verlinkt, weil ihre Inhalte in einer gewissen Bedeutung zueinanderstehen. So kann z.B. ein Schadensobjekt, in dem Sie den Schaden und das Schadensmaß definieren einem bestimmten Risiko zugewiesen werden. Es wäre müßig, wenn Sie sich nun jedes Mal von einem Risiko an dem entsprechenden Link entlanghangeln müssten, um an die Information des entsprechenden Schadensmaßes zu kommen. Aus diesem Grund bietet Orcanos die Möglichkeit, dass in den Advanced Automation Rules auch eine Matrix definiert werden kann, in welcher die Übergabe von Informationen der Datenfelder vom Work Item vom Typ A an Felder des Work Items vom Typ B übergibt.
Umsetzung in Orcanos
Die Konfiguration erfordert einige vorbereitende Schritte:
- Erstellen einer dynamischen Liste des zu verlinkenden Datenobjekts (hier Work Item A) mit der Work Item List Automation
- Definition eines Auswahlfeldes in Work Item B, das auf die dynamische Tabelle des Work Items A zugreift
- Aufruf der Advanced Automation Rule um:
- Den Link typ zwischen beiden Work Items festzulegen
- Die Matrix einer gewünschten Datenübergabe zu definieren.
Bei der Übergabe der Daten ist darauf zu achten, dass die Datenfelder vom übernehmenden Item vom gleichen Typ des übergebenden Items sind. Dis gilt besonders dann, wenn es sich um Listenelemente handelt, die auf dynamische bzw. statische Tabellen zugreifen.
Fazit Advanced Automation Rules
Der größte Mehrwert liegt in der vollautomatischen Rückverfolgbarkeit. Bereits die Auswahl einer einzigen Information in einem Listenfeld schafft im Hintergrund die relationale Datenstruktur. Das bedeutet weniger Aufwand für Sie und die Möglichkeit, noch mehr Relationen zu erfassen. Das bringt Ihnen später bei Auswertungen und Analysen viele Vorteile. Zusätzlich ermöglicht die automatische Datenübertragung eine zentrale Pflege von Informationen, die anschließend systemweit konsistent weiterverwendet werden können. So vermeiden Sie Redundanzen und stellen sicher, dass die Informationen immer an den Stellen verfügbar sind, an denen Sie sie benötigen.
Besonders bei komplexen Änderungsprozessen spielt dieses Feature seine Stärke aus. Änderungen an einem zentralen Punkt wirken sich automatisch an allen relevanten Stellen aus – schnell, sicher und nachvollziehbar. Damit wird nicht nur das Änderungsmanagement vereinfacht, sondern auch die Audit- und Prüfvorbereitung deutlich erleichtert.
Wie Sie bereits bemerkt haben, lässt sich mit dieser Methode eine 1:n-Datenstruktur aufbauen, wenn die Workflows so konzipiert werden, dass die Strukturen immer über die „konsumierenden“ Work Items aufgebaut werden. Bei einer guten Planung gelingt dies sehr oft. Auf diese Weise werden saubere Datenbäume aufgebaut und Zirkelschlüsse innerhalb der Datenbank vermieden.
Zusammenfassung
Die Realität in vielen MedTech-Unternehmen ist geprägt von Zeitdruck, komplexen Anforderungen und hohen regulatorischen Hürden. Gerade deshalb ist es so entscheidend, Systeme einzusetzen, die Prozesse nicht verkomplizieren, sondern vereinfachen, ohne dabei an Qualität einzubüßen. Genau hier überzeugen die drei in unserem Beitrag vorgestellten Orcanos-Funktionen.
System Tables schaffen klare Strukturen und verhindern Eingabefehler durch standardisierte Auswahlfelder. Work Item List Automation reduziert den administrativen Aufwand erheblich, indem es dynamische Listen direkt aus dem System generiert. Und mit den Advanced Automation Rules entfällt nicht nur das manuelle Verlinken von Work Items, sondern auch der Transfer von Daten zwischen verknüpften Elementen wird vollständig automatisiert.
Kurz: Orcanos hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die inhaltliche Arbeit. Die Funktionen nehmen Ihnen nicht nur Arbeit ab, sondern verhindern auch Fehler und schaffen gleichzeitig eine strukturierte, nachvollziehbare und skalierbare Dokumentationsumgebung.
Gleichzeitig bieten sie einen weiteren Mehrwert: Der Pflegeaufwand Ihrer Daten wird deutlich vereinfacht und die Standardisierung sowie die Komplexität der geschaffenen Datenstrukturen eröffnen Ihnen völlig neue Möglichkeiten in der Welt der digitalen Datenanalyse. Willkommen in Ihrer digitalen Zukunft!
